Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN

1 –  Algemeen

1.1. De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden, offertes en overeenkomsten voor organisatieadvisering tussen HOTflo Company en opdrachtgevers, respectievelijk hun rechtsopvolgers. Deze voorwaarden zijn niet van toepassing op de levering van ICT door HOTflo, hierop zijn de algemene voorwaarden van ICT-office van toepassing.

1.2. HOTflo Company wordt in deze algemene voorwaarden ook benoemd als ‘het bureau’.

1.3. Een door de opdrachtgever ondertekende aanbieding en offerte geldt als een overeenkomst tussen opdrachtgever en HOTflo Company.

2 –  Terbeschikkingstelling van informatie, medewerkers en werkruimte door de opdrachtgever

2.1. Om de uitvoering van de opdracht goed en zoveel mogelijk volgens tijdschema te laten verlopen, verstrekt de opdrachtgever tijdig alle documenten en gegevens die het bureau nodig heeft.

2.2. Dit geldt ook voor de terbeschikkingstelling van medewerkers van de eigen organisatie van de opdrachtgever, die bij de werkzaamheden van het bureau betrokken (zullen) zijn.

2.3. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde bescheiden, gegevens en informatie, ook voor zover die van derden afkomstig zijn.

2.4. Als het bureau daarom verzoekt, verschaft de opdrachtgever op zijn locatie het bureau kosteloos een eigen werkruimte met telefoonaansluiting en, desgewenst, een fax en/of Datanetaansluiting.
3 –  Het betrekken van derden bij de opdrachtuitvoering

3.1. Het betrekken of inschakelen van derden bij de opdrachtuitvoering door de opdrachtgever of door HOTflo Company geschiedt uitsluitend in onderling overleg.

4 –  Personeel

4.1. Door HOTflo Company bij uitvoering van de overeenkomst ingeschakeld personeel zal voldoen aan tussen opdrachtgever en HOTflo Company overeengekomen eisen en voorts aan de algemene eisen van vakbekwaamheid en deskundigheid.

4.2. HOTflo Company kan de samenstelling van het adviesteam wijzigen, indien het meent dat dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. De wijziging mag de kwaliteit van de te verrichten adviesdiensten niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden. Een wijziging van het adviesteam kan ook op verzoek van de opdrachtgever in overleg met HOTflo Company plaatsvinden.

4.3. Geen van de partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen een jaar na beëindiging van de opdracht personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dit personeel over indiensttreding onderhandelen, dan in overleg met de wederpartij.

5 –  Tarieven en kosten van de opdracht

5.1. Met betrekking tot de tarieven en de daarop gebaseerde kostenramingen staat in de offerte aangegeven, of daarin zijn begrepen de secretariaatskosten, reisuren, reis- en verblijfkosten en andere opdrachtgebonden kosten. Voorzover deze kosten niet zijn inbegrepen, worden ze afzonderlijk berekend en gefactureerd, tenzij anders overeengekomen met de opdrachtgever.

6 –  Betalingsvoorwaarden

6.1. Facturatie van het honorarium en de kosten geschiedt tweewekelijks op basis van de gerealiseerde inzet, tenzij anders overeengekomen.

6.2. Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na facturatiedatum, tenzij anders overeen gekomen in de overeenkomst.

6.3. Na die vervaldag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, zonder dat ingebrekestelling is vereist, indien betaling achterwege blijft, kan het bureau met een beroep op de onzekerheidsexceptie de uitvoering van de opdracht opschorten. Is de opdrachtgever in verzuim of schiet hij op een andere wijze tekort in het nakomen van een of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke.

6.4. Indien de opdracht is verstrekt door meer dan één opdrachtgever, zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen zoals in dit artikel aangegeven (ongeacht de tenaamstelling van de declaratie).

7 –  Wijziging van de opdracht c.q. meerwerk

7.1. De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen.

7.2. Indien de tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de opdrachtgever, zal HOTflo Company de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt, indien zo’n aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als een aanvullende opdracht aan de opdrachtgever worden bevestigd.

8 –  Duur en afsluiting van de opdracht

8.1. De duur van de opdracht kan behalve door de inspanning van het adviesteam worden beïnvloed door allerlei factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die HOTflo Company verkrijgt en de medewerking die wordt verleend. HOTflo Company kan dan ook niet van tevoren exact aangeven hoe lang de doorlooptijd voor het uitvoeren van de opdracht zal zijn.

8.2. In financiële zin is de opdracht afgesloten, zodra de eindafrekening door de opdrachtgever is goedgekeurd. Binnen een termijn van 30 dagen na dagtekening daarvan dient de opdrachtgever het bureau hierover te berichten. Indien de opdrachtgever niet binnen deze termijn reageert, wordt de eindafrekening geacht te zijn goedgekeurd.

8.3. Indien de opdrachtgever een controle wenst van een registeraccountant op de declaratie van HOTflo Company, dan zal daaraan medewerking worden verleend. De kosten van een dergelijke controle zijn voor rekening van de opdrachtgever.

9 –  Tussentijdse beëindiging van de opdracht

9.1. Partijen kunnen de overeenkomst voortijdig eenzijdig beëindigen, indien een van hen van mening is dat de opdrachtuitvoering niet meer kan plaatsvinden conform de bevestigde offerte en eventuele latere additionele opdrachtspecificaties. Dit dient gemotiveerd en schriftelijk aan de wederpartij te worden bekendgemaakt.

9.2. Indien tot voortijdige beëindiging is overgegaan door de opdrachtgever, heeft het bureau vanwege het ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies recht op compensatie, waarbij het tot dan toe gemiddelde maandelijkse declaratiebedrag als uitgangspunt wordt gehanteerd. Het bureau mag van zijn bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als tengevolge van feiten en omstandigheden die zich aan zijn invloed onttrekken of hem niet zijn toe te rekenen, voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd. Het bureau behoudt daarbij aanspraak op betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij aan de opdrachtgever onder voorbehoud de voorlopige resultaten van het tot dan toe verrichte werk ter beschikking zullen worden gesteld. Voorzover dit extra kosten met zich meebrengt, worden deze in rekening gebracht.

9.3. Ingeval een van beide partijen in staat van faillissement geraakt, surséance van betaling aanvraagt of bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, een en ander onder voorbehoud van rechten.

10 –  Grondslag van de offertes en aanbiedingen

10.1. Offertes zijn gebaseerd op de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever staat ervoor in, dat hij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van het onderzoek heeft verstrekt. HOTflo Company zal de door hem te verrichten adviesdiensten naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Deze verplichting heeft het karakter van een ‘inspanningsverplichting’. Het bereiken van het beoogde resultaat kan niet gegarandeerd worden omdat de opdrachtgever verantwoordelijk is (en interne beslissingsbevoegdheid heeft) ten aanzien van de uit te voeren maatregelen.

11 –  Intellectuele eigendom

11.1. Modellen, technieken, instrumenten, waaronder ook software, die zijn gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en in het advies of onderzoeksresultaat zijn opgenomen, zijn en blijven het eigendom van het bureau.

11.2. Openbaarmaking kan derhalve alleen geschieden na verkregen toestemming van het bureau. De opdrachtgever heeft uiteraard het recht stukken te vermenigvuldigen voor gebruik in zijn eigen organisatie, voorzover passend binnen het doel van de opdracht. Ingeval van tussentijdse beëindiging van de opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing.

12 – Trainingen

12.1. Op al onze trainingen zijn onze Algemene Voorwaarden Trainingen van toepassing, tenzij anders vermeld.

13 – Software

13.1 Op het gebruik van al onze Applicaties zijn onze Algemene Voorwaarden Software van toepassing.

14 –  Vertrouwelijkheid

14.1. HOTflo Company is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de opdrachtgever jegens derden. Het bureau zal in het kader van de opdracht alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van d belangen van de opdrachtgever. De opdrachtgever zal zonder toestemming van het bureau aan derden geen mededeling doen over de aanpak van het bureau, zijn werkwijze en dergelijke, dan wel zijn rapportage ter beschikking stellen.

15 –  Aansprakelijkheid

15.1. HOTflo Company is aansprakelijk voor de tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voorzover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door het bureau van zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop bij het uitbrengen van adviezen in het kader van de betrokken opdracht mag worden vertrouwd. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen worden beperkt tot het bedrag van het honorarium dat het bureau voor zijn werkzaamheden in het kader van die opdracht heeft ontvangen. Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een half jaar hebben, geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste zes maanden. HOTflo Company is nimmer aansprakelijk voor enige indirecte of gevolgschade – inclusief gevolgschade, winstderving, verlies van reserves en verlies door onderbreking van productie.

15.2. Eventuele aanspraken van de opdrachtgever in hier bedoelde zin dienen binnen een jaar na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waarvan de opdrachtgever zijn rechten heeft verwerkt.

15.3. De beperkingen als uiteengezet in dit artikel zijn niet van toepassing indien schade het direct gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van het hoogste leidinggevend personeel van HOTflo Company, of indien en voor zover een dergelijke beperking verboden is op grond van toepasselijk dwingend recht.

15.4. HOTflo Company heeft een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

16 –  Toepasselijk recht

16.1. Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

17 –  Geschillenregeling

17.1. Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de uitvoering van de onderhavige overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten, die daarvan het gevolg mochten zijn, worden beslecht overeenkomstig het Reglement van het Nederlandse Arbitrage Instituut te Rotterdam.